O que você precisa saber antes de contratar um sistema de gestão para sua empresa

Eu costumo dizer que software é o resultado de uma série de pensamentos lógicos que são automatizados a fim de resolver problema de forma rápida e com menor custo, ou, resumidamente, um raciocínio materializado.

Um dos problemas dos sistemas de gestão que tenho visto é baixa capacidade de adaptação ou evolução. Se o software é o fruto de um raciocínio e o raciocínio muda, nada mais obvio que o sistema evoluir junto. Porém, o cenário que temos em muitas empresas não é exatamente esse. Isso pode acontecer por vários fatores mas existem dois, em especial, que, na minha opinião, resumem tudo.

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O primeiro é a finalidade do projeto, isto é, qual problema deve ser resolvido. Um exemplo da minha vida profissional é o Sapu2.0, da Universidade Católica de Pelotas onde trabalhei durante alguns anos. O sistema foi desenvolvido com o foco no aluno e no professor. E cumpria perfeitamente essa função. Com o passar do tempo, foi incorporando funcionalidades administrativas da Universidade, o que o fez perder as caraterísticas iniciais, parando de evoluir nas suas funções originais e crescendo como um anexo de luxo ao ERP da UCPel. O motivo disso é simples: era mais fácil, mais rápido e mais barato desenvolver no Sapu do que em qualquer outra plataforma (pensando apenas em custos de desenvolvimento) e o resultado foi um sistema mediano, que deixou de atender bem aos alunos e aos professores, não acompanhando a evolução do ensino, e, também, burocratizando os processos administrativos, uma vez que os usuários precisavam consultar/replicar informações no Sapu e no ERP. Hoje em dia, tanto o sapu2.0 quanto o ERP foram descontinuados e substituídos por um sistema próprio desenvolvido internamente na Universidade.
Já o segundo fator é a capacidade de evolução do sistema como um todo. O gestor, no momento da contratação, precisa ter em mente que os modelos de trabalho e negócio mudam, às vezes radicalmente e num curto período de tempo, e ele não poderá esperar meses por uma atualização que adapte o software à nova realidade (que já pode ser outra no momento da entrega). Por isso, o sistema deve ter, como característica fundamental, uma alta capacidade de parametrização. Possibilitando inclusive, a alteração de regras de negócio em alto nível, ou seja, sem a necessidade de programação.

Esses dois fatores podem ser evitados se forem levados em consideração na definição da arquitetura do sistema. Infelizmente, essa etapa é muita das vezes atropelada pelo curto prazo de entrega do projeto, onde a programação, em si, é priorizada. Acontece também pelo fato da empresa fornecedora sempre utilizar o mesmo framework para todos os projetos, o que, muitas vezes, impossibilita a adesão de novas tecnologias e melhores práticas de desenvolvimento.

Apesar disso, amigo gestor, o mais importante é que o software de gestão esteja alinhado com o seu negócio e não o contrário. Se algum processo da sua empresa precisa ser modificado (de forma significativa) para se adequar ao sistema é hora de ligar o sinal de alerta.

Se você concorda, discorda ou tem algo a acrescentar, fique a vontade para comentar!

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